Desde muito tempo vem se falando em home office, seja por parte das empresas ou dos colaboradores. As companhias, com o objetivo de cortar custos, e os colaboradores querendo mais liberdade. Então, por que poucas empresas efetivamente resolveram colocar parte da equipe no tão sonhado home office? Participei de alguns processos foram abortados logo no início, sendo os motivos quase sempre os mesmos: relação trabalhista e os custos para implantar.
E agora, de um dia para outro (literalmente), muitas empresas – e também escritórios de advocacia – aderiram ao sistema apenas “apertando um botão”. Mas como foi feita esta transição, se é que se pode chamar assim, nos escritórios de advocacia ?
Largaram na frente, e muito na frente, aqueles que já tinham seus arquivos e sistemas de gerenciamento de processos e gestão na nuvem. Quem não tinha teve de correr atrás para criar acessos remotos para cada colaborador. Além disso, quem tem telefonia VOIP consegue atender seus clientes em qualquer lugar do mundo, o que é uma grande vantagem.
Mas e os custos para ter tudo isso? Sim, tem custo e nem todos os escritórios podem pagar. É caro? Já foi caro e hoje está mais acessível, depende sempre do tamanho do escritório (quantos advogados vão utilizar os sistemas) e da quantidade de informações que precisa ser armazenada.
Pensando agora que o escritório conseguiu de alguma forma criar mecanismos para o trabalho em home office, o que fazer? Existem muitas publicações sobre onde montar o home office, como se vestir, como falar, que cuidados tomar durante reuniões com clientes e com a equipe que são muito importantes e devem ser seguidas com certeza. Mas isto é suficiente?
O que deve ser feito, então, para gerenciar um escritório de advocacia à distância? Como vou delegar e verificar o que cada advogado ou membro da equipe administrativa/financeira deve fazer?
Seguem algumas dicas:
a. crie rotinas diárias, estabeleça prioridades, tente manter-se a par do que acontece, estabeleça dia e horário para cada tarefa;
b. fale com os coordenadores de equipe e verifique se precisam de ajuda;
c. converse com o responsável pelo departamento financeiro, verifique se tudo está caminhando;
d. marque reuniões com os advogados “chave” de cada processo/caso, esclareça as dúvidas, dê orientações;
e. seja direto e breve com seus clientes, eles podem não estar gostando de fazer reuniões on-line. Acabada a reunião, envie um e-mail agradecendo a participação e, se for o caso, faça um breve resumo do que foi discutido e acertado;
f. as reuniões devem ter pauta, começo e fim determinados. Reuniões on-line que não terminam são chatas e improdutivas;
g. converse individualmente com advogados e colaboradores fazendo que se sintam acolhidos e mostre que todos estão trabalhando juntos e tudo voltará ao normal;
h. marque uma reunião (máximo 30 minutos) com todos os membros do escritório uma vez por semana para falar de amenidades, perguntar o que estão fazendo neste período de quarentena. Lembre-se que nem todos podem estar se sentindo bem e que é função sua, dono do escritório, ser um líder muito melhor nesta hora.
Resumindo: pense e aja da mesma forma que você pensava e agia quando estava em seu escritório. O que mudou foi apenas o meio de se comunicar, de presencial para on-line. E muito importante: reflita se esta nova forma de trabalhar é conveniente para você, seu escritório e seus colaboradores. Quem sabe você possa finalmente fazer a tão sonhada transição.
